Post details

Mivel foglalkozik a cég?

Orvosi eszközök gyártásával, a négy nyilvántartott orvosi eszköz közül ez a legegyszerűbb, kontaktlencséket gyártunk.

Hányan dolgoznak a Sauflonnál?

Pillanatnyilag 1350 körül van a dolgozói létszám, ebből 700-800 saját állományú,
a többi bérelt. Az utóbbiak nagyjából 70-75%-a betanított munkás.

Milyen nehézségekkel találkoztatok eddig a dolgozók nyilvántartása és betanítása során?

A legnagyobb probléma az, hogy az ISO megköveteli és évente ellenőrzi, hogy
a tréningeket megfelelően dokumentáljuk: nem csak a belépő tréninget, hanem az éves ismétlő oktatásokat, legyenek azok kötelezőek, vagy technikaiak, a lényeg, hogy a nyilvántartás rendelkezésre álljon. Amíg a létszám kezelhető volt, addig
viszonylag egyszerű dolgunk volt: a tréningcsoporton belül néhány munkatárs azért felelt, hogy a nyilvántartás naprakész legyen. Minden munkafázist dokumentálni kell, a munka elvégzését a kezelő aláírásával bizonyítja. A dokumentációt hét évig meg kell őrizni. Ha valaki aláír egy munkafázist, de a tréningnyilvántartás szerint nem kapta meg, vagy nem szabályszerűen kapta
meg a képzést – például nem egy szakember képezte ki – akkor az egész nem érvényes, hiszen nem lett volna joga aláírni. Ha érvénytelen az aláírás, felmerül a kérdés, hogy a szóban forgó terméket miért engedték ki. Ha ilyen előfordul, a terméket akár vissza is kell hívni. Mondanom sem kell, ez minden cég rémálma.

Amikor átléptük az 5-600-as létszámot, lassacskán kezelhetetlen mértéket öltött a probléma, ezért döntöttünk úgy, hogy egy szoftver segítségével oldjuk meg a kérdést. Mivel az elfogadott rendszer még mindig papír alapú, ezért a szoftver „csupán” egy segédlet, mellyel a papír alapú dokumentációt naprakészen tartjuk. Viszont a papír alapú dokumentációban nem lehet keresni, tehát nem tudunk rászűrni egy személyre, munkafolyamatra, munkautasításra. Ez utóbbi azért fontos, mert ha egy munkautasítás változik, újra le kell tréningelni minden egyes dolgozót, amit megint csak dokumentálni kell. Egy szoftveres adatbázis nagyon nagy segítség, könnyű követni kiket kell újraoktatni, mit kell újraoktatni, egyszerűen le lehet hívni ezeket a riportokat – a papír alapú dokumentációban pedig csak elég megnézni, megtörtének-e ezek a tréningek. Ha ez nem lenne, végig kellene nézni minden ember személyi dossziéját – nincs az az állomány, akinek erre volna kapacitása.

Hogyan választottátok ki a szoftvert?

Amikor megnéztük, megvizsgáltuk a lehetőségeket, akkor elsőként egy Rolls Royce-t kerestünk, azaz egy nagy, ismert cég rendszerét. Ezzel több probléma is volt: ha jelenleg a cégnél nincs egy integrált platform amelyre lehetne építeni egy ilyen modult, ezek eleve kiestek. Ha az alapok nincsenek meg, nem éri meg.
Gondoltunk arra is, hogy házi megoldásokkal járunk a probléma végére, így született meg az ötlet, hogy majd Excelben, mindenféle függvényekkel és makrókkal megpróbáljuk megcsinálni.

Egy próba után rájöttünk, hogy ez sem fog működni – akkor jött el az a pillanat, hogy kellene egy közepes szintű, önmagában életképes szoftver, mely megoldja a helyzetet. Így esett a választás a TR-Soft InfoLean rendszerére.

Mit vártok a rendszer bevezetésétől a cég és
munkatársak szempontjából?

Elsősorban az adattárolás minőségének javulását – azt várom hogy ne vakon kelljen tapogatózni, hanem legyen valamilyen adat, ami hűen tükrözi, hogy mi történik. A rendszert be lehet állítani, hogy automatikusan figyelmeztessen, például ha valakinek lejárt az oktatása, és újra kell tréningelni. A szoftver megkönnyíti nem csak a nyilvántartást, hanem egyenletesebb terhelést biztosít az oktatóknak és az infrastruktúrának is, hiszen nincs hely, ahol egyszerre kétszáz
embert leoktassunk.

Milyen volt a közös munka a TR-Softtal?

Nagyon jól dolgoztunk együtt, ők sürgettek minket, hogy haladjunk gyorsabban.

Mennyire volt rugalmas vagy testre szabható a rendszer, tehát maga az InfoLean?

Már a bemutatás meggyőzött, és a feltöltés alatt folyamatosan azt látjuk, hogy bármilyen kérés, kérdés van, a szoftveresen összerakott struktúrába mindenféle plusz funkciót be tudtak iktatni, amivel eleinte nem is számoltunk.

Ki tudsz emelni egy meghatározó dolgot, ami neked meglepetés volt?

A legkiemelkedőbb dolog az volt, hogy azok az emberek, akik nyakukba kapták ezt
az egészet az első pár hónap után nem azt mondták, hogy milyen hülyeségekkel kell foglalkozni, hanem hogy végre valami, ami segíti a munkánkat.

Melyek a következő lépések?

Be kell fejezni a feltöltést, véglegesíteni kell minden általunk tervezett funkciót. Fontos, hogy a következő éves auditnál ne az eddig megszokott kampánymunkát csináljuk, folyamatosan felkészültnek kell lennünk, hiszen a rendszer önmagát tartja szinten, és figyelmeztet, hogy mikor mit kell csinálnunk.

Kiknek ajánlanád ezt a rendszert, milyen típusú cégeknek?

Elsősorban azoknak, akiknek nagyon sok alkalmazottjuk van. Már 20-50 dolgozónál nagyon nagy segítség lehet, ha valaki nem akar azzal időt, energiát tölteni, hogy nyilvántartsa, ha valamit meg kell csinálni. Kis cégeknél is van gyakorlati haszna – a munkavédelmi felügyelő nem fog megbüntetni, hogy a targoncásnak lejárt az orvosija, vagy hogy egy ismétlődő oktatás nem történt meg. De a gépkocsik műszaki vizsgáját vagy bármilyen más lejárati időt is jól kezel a rendszer, ami egyébként a munkatársak idejét és energiáját igényelné.