Post details

„A kollegák szeretik és tudják is használni a rendszert.
Szerintem ez mindent elárul.”

„Az első számú eredmény: az átláthatóság.”

Az előző rész tartalmából…

2021. decemberében készült az első interjúnk, amikor elmondtad, hogy történt egy generációváltás a cégnél. Elindult a növekedés, és ezzel együtt a korábban működő folyamatok már átláthatatlanná váltak. Így szükségessé vált egy olyan rendszer, amivel főként a termelés optimalizálása és a menedzsmenthez szükséges információk biztosítása valósítható meg.

Most így, 2023. márciusában, hol tartotok a rendszer bevezetésével?

Ez a projekt véleményem szerint 98%-os megvalósítási szinten van. Szerencsére a bevezetés kezdeti nehézségei után egy nagyon jó tempót sikerült meghatározni, és nagyon jól haladtunk a bevezetéssel.

El tudnád mesélni röviden, milyen kezdeti nehézséggel találkoztatok?

Összességében minden rendben haladt, folytak az egyeztetések, és a bevezetés közben derült ki, hogy az eredeti megállapodásban nincs benne minden részfeladat. Ennek az volt az oka, hogy nem tudtuk pontosan megfogalmazni az igényünket. A TR-Soft munkatársai ez alapján adták meg az árajánlatot, és ezért kellett még pluszban bővíteni az egész programot. De elmondhatom, hogy ehhez a bővítéshez is nagyon rugalmasan álltak hozzá Feriék. Tehát elégedettek voltunk.

Mi volt az, amitől a legjobban tartottál a bevezetéskor?

Úgy gondolom, hogy nálunk a cégnél a bevezetés folyamata zökkenőmentesen ment. Amitől a legjobban tartottunk az, hogy kint a kollégák, nehezen fogják elfogadni, és végül nem fognak dolgozni ezzel a programmal. Szerencsére nem így alakult. Azok a munkatársak, akik még a régi papír alapú termékkísérő rendszert sem használták, aktívan alkalmazzák most az új programot. Ráadásul szeretik is.

Van kedvenc funkciója a kollegáknak?

A kollegák egyik legkedveltebb modulja a cetli adatok nevezetű funkció. Minden egyes technológia, amit odakint a kollégáknak meg kell csinálnia, az egy-egy úgynevezett cetli azonosítóval van ellátva. Így a cetli adatokkal kint az üzemben, a kollégák le tudják ellenőrizni, hogy az adott technológiát ki és mikor csinálta. Ez jól jön például akkor, ha bármilyen hiba van rajta. Igazság szerint ezáltal önkontrollálhatóvá vált az összes folyamat.

Neked, mint vezetőnek, mi a kedvenc funkciód?

A kedvenc funkcióm? Hát válogassunk! Nagyon szeretem a riportokat, azért, mert átfogó képet kapok pár kattintásra arról a témáról, amivel kapcsolatban kérdésem van.

Nagyon szeretem a gyártásindítás modult és a rajzok modult, mert nagyon megkönnyíti a munkánkat. Még úgy is, hogy még a hagyományos rendszert is használjuk egy picit, értelemszerűen a kettőt egymás mellett.

Nagyon örülök neki például, hogy tudok szállítólevelet készíteni a cégnek, mert ez régen a kolléganők kezében volt. Úgy összességében véve az egész programot is nagyon szeretem, mert mindent látok, és mindenre rálátok, és naprakész információim vannak mindenhol.

Tudnál erre mondani egy konkrét példát?

Egy nagyon aktuális példa: eddig a cégnek a cash flow szintjét annyira nem figyeltük, mert megvoltak a számlák, amiket kiállítottunk, tudtuk, hogy mikori a teljesítése, és néztük, hogy akkor igen, ebben a hónapban ennyi volt a teljesített számla, tehát ennyi lesz a havi árbevétel. De ugye ennek a cash-flowhoz semmi köze nincsen, hiszen vannak, amit 15 napra, 30-napra vagy esetleg 90 napra fizetnek ki.

Ellenben most mi van: egy-két kattintással már azonnal rálátok, hogy az aktuális hónapban, hónap elején mennyi lesz a tényleges folyószámlánkra megérkező árbevétel. Így ehhez nagyon szépen lehet költségtervezetet tervezni. Látjuk, hogy mikor kell figyelni az alapanyag vásárlásra, mert nem lesz annyi az árbevétel, mert kisebb volt a kiállított számlák értéke. Tehát sokkal életszerűbben és naprakészebben látom a cash-flowt.

Valamint ugye, mivel a bejövő számlák is folyamatosan rögzítésre kerülnek, ezért napi vagy heti bontásban is tudom figyelni az alapanyagok, szerszámok, különböző rezsi anyagok beérkezését, kiadás állományát, illetve adott esetben a beruházás lehetőségét.

Értem. Jól hangzik.

Szerinted mi volt a bevezetési időszak legnagyobb tanulsága? Most ennyi tapasztalattal a hátad mögött, mit csinálnál másként?

A legnagyobb tanulság az volt számomra, hogy az elején nem láttam át, mi is valójában a projektvezető feladata. Mindkét oldalról volt egy megbízott projektvezető, nálunk én voltam. De őszintén szólva, nem nagyon voltam képben, hogy ez mivel jár, és ez a bevezetésénél nagyon-nagyon erősen érződött.

Tulajdonképpen tavaly januárban egy jó nagy döccenővel indultunk el. Az első modul a számlázás volt. Az első számlát a TR-Softtal közösen állítottuk ki, ez kb. másfél órát vett igénybe. Ennek az az oka, hogy még nagyon sok minden nem volt beállítva, igazítani kellett rajta vagy épp a nyomtatási kép nem felelt meg.  Mindannyiunk számára ismeretlen dolog volt egy ilyen rendszer.

Amit másként csinálnék, hogy a kollegáknak több segítséget adnék cégen belül. Az vált be, hogy én, mint projektvezető ott vagyok minden egyes új modulbemutatónál. Majd utána 3-4 napon keresztül nagyon-nagyon aktívan, teljesen önállóan átrágom magam a modul összes funkcióján. És csak ezután szólok a kollegáknak, hogy próbálják ki.

Így tudok nekik hatékonyan segítséget nyújtani, hiszen jóval alaposabb ismeretekkel rendelkeztem. Tehát érdemes a projektvezetőnek pár lépéssel előrébb járni, mint a kollegák.

A projekt során kaptatok-e kellő segítséget a TR-Soft-tól?

Persze, többször is. Egyébként én Szászi Bélával egyeztettem, ő volt a projektvezetőnk. Többször megtörtént, hogy tanácstalan voltam több belső folyamattal kapcsolatban is, hogy mit kellene vagy mit lenne érdemes csinálni. Béla sokat segített, hol csak egy ötperces beszélgetéssel, hol pedig akár kétórás meetinggel is. Ezek alatt jó alaposan átrágtuk magunkat a folyamatainkon.

Rendszeresen tartotok konzultációt?

Igen, hetente fixen egy meetingünk van, időnként, ha kell, kétszer is. Már mindkettőnknek beleégett a naptárjába ez a közös időpont.

Szerinted melyik volt a projekt legnehezebb pontja?

Az elindulás volt a legnehezebb, és utána a raktárkezelés. Ugyanis eddig leltárunk csak papír alapon létezett. Most már teljesen naprakész leltárunk kell, hogy legyen mind anyagban, mind pedig szerszámok tekintetében. Ez legalább akkora változás az egész cég életében, míg önmagában a vállalatirányítási rendszer bevezetése volt.

Ez azt jelenti, hogy régen nem is tudtátok, hogy miből, mennyi szerszám van, és ezek hol találhatók?

Pontosan. Úgy működtünk, hogy nagyon sok információ a kollegák fejében volt. Igen ám, de ez akkor válik problémássá, ha például ez a munkatárs beteg vagy valamiért nem elérhető. Olyankor csak tapogatóztunk.  Vagy másik példa: olyan is előfordult, hogy szükség volt egy szerszámra, keresték a kollegák, mire kiderült, hogy az már rég elkopott, így gyorsan meg kellett rendelni. És már meg is állt a munka.

Én úgy gondolom, hogy ez már a mai világban nem életszerű. A hatékony, problémamentes termeléshez ennél már több kell.

Milyen konkrét eredményei lettek a rendszer bevezetésének?

Lássuk! Ha számszerűsíteni kellene, akkor azt mondanám, hogy ugyanazzal a gépparkkal a tavalyi év folyamán le tudtunk gyártani 10 százalékkal több alkatrészt.

Mindezt úgy, hogy valójában a kinti terminálok, tehát a kollégák a munka visszaigazolása, az decemberben indul be igazán. Tehát, szerintem a fejlődés idén fog kiütközni igazán. Ez a 10%-os többlettermelés, úgy gondolom, hogy javarészt annak köszönhető, hogy a megrendelések kezelése és irányítása sokkal átláthatóbbá vált.

Ezenkívül a határidők betartására is jó hatással volt a rendszer. Az előzőekben átlagosan olyan 75 és 80 százalék között mozgott a határidős vállalásunk, a tavalyi évben ez 85-90 százaléka felment.

A maradék 10-15 százalék az a tavalyi évben az alapanyag hektikusság miatt keletkezett, és nagyon sok megrendelésre kihatással volt, ami nem rajtunk múlt. De ez szinte minden szektorban jelen volt.

Amit még megemlítenék, az szintén a rendszernek köszönhetően derül ki. Többször kiütközött ugyanis, hogy sokszor erősen túlvállaltuk a céget. Ahhoz képest, hogy mennyi munkát kellett volna elvállalnunk, amit 100%-osan le tudunk gyártani, ahhoz képest volt, hogy 30-35 százalékkal a cég túlvállalta magát.

Mondjuk ennek köszönhetően tavaly három olyan hónapunk is volt, ami a mindenkori havi árbevétel rekordot döntött a cég történetében.

Volt-e olyan pozitív eredmény, ami váratlanul ért, amire nem is számítottál esetleg?

Talán a kollégák hozzáállása, ami nagyon pozitív volt. Mi eddig papíralapon működtünk, ráadásul mindenki különböző szinten van az informatikai dolgokban. De meglepően jól tudták alkalmazni idősebbek, fiatalabbak is, mindenki számára jól és könnyen használhatók a felületek.

Nagyobb ellenállásra számítottál?

Igen. Arra számítottam, hogy bizonyos kollégákkal majd esetleg veszekedni kell, vagy többet egyeztetni, de teljesen nyitottak voltak, és ezt én úgy gondolom, hogy szinte párját ritkítja. Úgyhogy szerencsém van a kollégákkal.

Kaptál valamilyen visszajelzést a felhasználó kollégáktól?

Igen, abszolút pozitívot. Szeretik és tudják is használni. Szerintem ez mindent elárul.

Kaptál esetleg ügyfelektől visszajelzést? Ők észrevettek valamit?

Amit először felfedeztek, az az, hogy szállítóleveleink, számláink más formátumúak lettek. Ezzel kapcsolatban azt jelezték, hogy milyen szép és megnyerő az új dizájn. Volt partner, aki megjegyezte, hogy tetszik neki az árajánlatok felépítése, szerinte komplex és átlátható.

Úgy hallottam, hogy volt egy partner találkozótok. Ennek az eseménynek mi volt a célja?

A rendezvény a TR-Soft-tal közös szervezés volt. Egyrészt mi biztosítottuk a helyszínt, ezen kívül a rendszerünket is bemutattuk a résztvevőknek. Úgyhogy összekötöttük a kellemest a hasznossal.

Régen nekem is nagy segítséget jelentett, amikor elmehettem és élőben megnézhettem a rendszert használat közben. Most én voltam ez a házigazda, aki meg tudta mutatni a többieknek.

Volt még egy cég, az Intertechnika Kft., aki jóval régebb óta használja a programot, mint mi. Így nem csak tapasztalatot oszthattam meg, hanem kaphattam is praktikus tanácsokat, hiszen a jelenlévők közül többen is használják a programot. Szerintem nagyon hasznos találkozó volt.

Nálatok mi van még vissza a bevezetésből? Mi a következő lépés?

Ami még ránk vár: az éppen aktuális anyagleltárnak a felvétele a programba, és ezzel együtt a szerszám és alapanyag beszerzések programba való átvitele.

És igazság szerint, hogyha ezzel megleszünk, akkor az a projekt, amivel leszerződtünk a TR-Soft-tal, be is zárul.

És lesz folytatás? Második évad?

Igen, tervben van.  Amit biztosan szeretnénk megrendelni az a pénztár modul. De elképzelhető, hogy még egyéb más modulok is bevezetésre kerülnek. De ez még most körvonalazódik.

Végezetül még egy kérdés: Te kiknek ajánlod ezt a rendszert?

Elsősorban azoknak, akik fejlődni akarnak. Úgy gondolom, minden cég életében – szektortól, tevékenységtől függetlenül – ha folyamatosan fejlődik, és növekszik, akkor eljön az a pillanat, amikor elengedhetetlen már egy ilyen irányítási rendszer.

Hogy ez kinél pontosan mikor következik be, az örök kérdés, ezt nem lehet előre megjósolni.

De vannak tipikus tünetek. Például, ha érzi egy vezető, hogy a cég döcög, döcög, csak nem tudja, hogy miért. Vagy amikor először elhagyja a száját az a mondat, hogy „Te jóég, megfulladok a napi feladatoktól.”

Na, ekkor kell megállni egy pillanatra, és keresni egy olyan rendszer, ami felszabadítja a vezetőt ezekből a tünetekből.

Neked is volt ilyen pillanatod?

Igen. Sok. 🙂

Visszatérve a kérdésre, szerinted milyen cégeknek való a rendszer?

Azoknak, akik úgy érzik cégvezetői, középvezetői szinten, hogy az a feladatkör, ami rájuk van bízva, az vagy túl sok, vagy esetleg nagyon nehezen átlátható. Mert a TR-Soft programja ezt egy az egyben megoldja. Tehát, ha kulcsmondatot kellene találni, az lenne, hogy az átláthatóság lesz az első eredmény. És aki benne van, az tudja, hogy ez tényleg nagy eredmény.

A végére behoznék egy szimbolikus képet. Nagyon szeretem a Direktor rendszer kezdő képernyőjét, ahol mindenki szépen dolgozik az irodában vagy kint az üzemben, és az ügyvezető pedig gyönyörű szép öltönyben csak hátradől, és figyeli a rendszerből a folyamatokat. Ez egy jó leegyszerűsített kép, ami egyben jól össze is foglalja azt, hogy miről is szól ez a rendszer.

Persze hátradőlni sosem szabad, viszont rengeteg olyan folyamat automatizálódik és egyszerűbbé válik, ami azelőtt jóval nagyobb odafigyelést, energiát és gondoskodást igényelt. Ez a rendszer óriási előnye.